27 februari 2026
Terug naar overzicht
Nieuws
Sinds 1 januari 2026 is de verplichte e-facturatie via Peppol een feit. Elke Belgische btw-plichtige onderneming moet gestructureerde elektronische facturen uitwisselen met haar zakelijke klanten en leveranciers. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. De meeste ondernemers weten ondertussen dat ze technisch in orde moeten zijn. Maar wat vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de juridische gevolgen van deze omschakeling. Wat met uw algemene voorwaarden? Wat als uw factuur niet aan de regels voldoet? En welke boetes riskeert u? In deze blog zetten wij de belangrijkste juridische aandachtspunten voor u op een rij.
Wat houdt de verplichte e-facturatie precies in?
De verplichting geldt voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, ongeacht hun grootte of sector. Facturen moeten worden opgesteld in een gestructureerd elektronisch formaat (UBL) en uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat factuurgegevens rechtstreeks van het ene boekhoudsysteem naar het andere stuurt. Concreet betekent dit dat papieren facturen en pdf-facturen niet langer voldoen als officieel factuurdocument in een B2B-relatie.
Factureert u aan particulieren (B2C)? Dan geldt de verplichting niet voor die uitgaande facturen, maar dit neemt niet weg dat u e-facturen van uw leveranciers moet kunnen ontvangen.
Uw algemene voorwaarden: nog steeds tegenstelbaar?
Dit is wellicht het meest onderschatte juridische aandachtspunt. Bij een klassieke papieren of pdf-factuur staan uw algemene voorwaarden doorgaans op de achterzijde of als bijlage. De ontvanger ziet ze bij elke factuur. Bij een gestructureerde e-factuur is dat anders: het bestand bevat enkel gestructureerde data — bedragen, btw-tarieven, klantreferenties — maar geen bijgevoegd document met uw algemene voorwaarden.
De vraag is dan: zijn uw algemene voorwaarden nog tegenstelbaar aan uw klant? Het antwoord hangt af van hoe u ze communiceert. Wij raden aan om uw algemene voorwaarden op een duidelijke en bestendige manier aan uw handelspartners over te maken, bij voorkeur vóór de uitvoering van de overeenkomst. Denk aan een verwijzing in uw raamovereenkomst, op uw website of in uw offerte. Een loutere hyperlink in het vrije-tekstveld van een e-factuur is juridisch onzeker en vormt een risico dat u beter vermijdt.
Hoe past u uw algemene voorwaarden aan?
De overschakeling naar e-facturatie is een goed moment om uw algemene voorwaarden kritisch te bekijken. Enkele praktische aanbevelingen:
- Vermeld uw algemene voorwaarden in uw raamovereenkomst of offerte. Zorg dat uw klant ze uitdrukkelijk aanvaardt vóór de eerste transactie (bij voorkeur schriftelijk of via een digitaal akkoord). Dat is juridisch veel sterker dan een verwijzing op een factuur.
- Maak uw voorwaarden permanent raadpleegbaar. Publiceer ze op een vaste pagina op uw website en verwijs hiernaar in uw contracten, offertes en orderbevestigingen. Zo kan er geen discussie ontstaan over de toegankelijkheid.
- Neem een facturatieclausule op. Voeg een bepaling toe die vastlegt dat facturatie voortaan elektronisch via Peppol verloopt en dat uw algemene voorwaarden — zoals aanvaard bij het aangaan van de handelsrelatie — op elke transactie van toepassing blijven.
- Stuur een kennisgeving naar bestaande klanten. Heeft u lopende handelsrelaties waarbij uw voorwaarden enkel via de papieren factuur werden meegedeeld? Breng uw klanten dan proactief op de hoogte van de wijziging en bezorg hen een actuele versie van uw algemene voorwaarden.
Btw-aftrek: geen conforme e-factuur, geen recht op aftrek
Een van de meest tastbare gevolgen van de nieuwe regels treft uw portemonnee. Ontvangt u na 1 januari 2026 nog een factuur op papier of als pdf van een Belgische btw-plichtige leverancier? Dan is de btw op die factuur in principe niet aftrekbaar. Enkel btw op een conforme factuur (dus een factuur die zowel inhoudelijk als qua vorm aan alle wettelijke vereisten voldoet) komt in aanmerking voor aftrek. Dit geldt in beide richtingen: ook uw klanten verliezen hun recht op btw-aftrek als ú geen conforme e-factuur uitreikt. Het risico op commerciële schade is reël.
Boetes bij niet-naleving
Het Koninklijk Besluit voorziet in een oplopende boeteregeling voor ondernemingen die de verplichting niet naleven. De sancties beginnen bij een waarschuwing, maar lopen bij herhaalde inbreuken op tot 5.000 euro per overtreding. Tussen twee overtredingen geldt een gratieperiode van drie maanden. De overheid hanteert dus een geleidelijke aanpak, maar de boodschap is duidelijk: uitstel wordt niet langer getolereerd.
Wat kunt (en moet) u nu doen? Drie concrete stappen
- Controleer uw facturatiesoftware. Kan uw huidige pakket e-facturen versturen én ontvangen via Peppol? Zo niet, neem dan contact op met uw softwareleverancier of boekhouder. Er bestaan gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossingen, ook voor kleine ondernemingen. Bovendien kunt u genieten van een verhoogde fiscale aftrek van 120% op de kosten van uw facturatiesoftware.
- Herbekijk uw algemene voorwaarden. Zijn uw algemene voorwaarden enkel vermeld op de achterzijde van uw papieren factuur? Dan is het hoog tijd om de manier waarop u ze communiceert te actualiseren. Zorg dat ze bij de aanvang van elke handelsrelatie duidelijk worden meegedeeld en aanvaard.
Kijk ook zeker na of uw algemene voorwaarden aangepast zijn aan de wijze waarop gefactureerd dient te worden. - Controleer uw bestaande contracten. Bevat uw samenwerkingsovereenkomst of raamcontract afspraken over de wijze van facturatie? Dan kan een update nodig zijn om de overschakeling naar e-facturatie contractueel te verankeren.
Besluit
De verplichte e-facturatie via Peppol is meer dan een technische omschakeling. Ze heeft directe juridische gevolgen voor uw algemene voorwaarden, uw recht op btw-aftrek en uw contractuele afspraken. Ondernemingen die enkel hun software aanpassen zonder de juridische kant te bekijken, lopen risico’s die eenvoudig te vermijden zijn.
Wilt u weten of uw onderneming juridisch in orde is voor de verplichte e-facturatie? Of zijn uw algemene voorwaarden aan een update toe? Neem vrijblijvend contact op met ons team — wij bekijken het graag samen met u.